1. Introducción

El Departamento de Seguridad se ha de dimensionar dependiendo de la posición central o periférica que ocupa en la Organización – Empresa, de la gestión de diferentes áreas de actividad y del volumen de actividad que desarrolla.

Siguiendo la premisa de que “el que conoce lo mayor, conoce lo menor”, vamos a desarrollar la estructura de un Departamento de Seguridad lo más amplio posible, ejem- plificando estructuras menores que nos permitan adecuarnos a las diferentes modelos de Empresa en que desarrollamos nuestra función.

La actividad y volumen de la Empresa va a ser determinante en cuanto a la asigna- ción de funciones al Departamento de Seguridad contemplando entre ellos:

• Prevención de Riesgos laborales e incendios.
• Seguridad industrial.
• Seguridad medioambiental
• Seguridad física.
• Seguridad de las operaciones-producción.

Así, si contemplamos el organigrama modelo de una amplia organización, debemos tender a que el Departamento de Seguridad se encuentre a nivel de cualquier otro Direc- tor, por tanto siendo miembro de la Alta Dirección de la Empresa (Consejo de Adminis- tración …), como así ocurre en Industrias de la Defensa, Organismos Oficiales del Estado, Empresas de Alta Tecnología …

En cualquier otro caso, la especialidad empresarial nos determinará la dependencia del

Departamento de Seguridad de acuerdo al mayor riesgo definido.

1.1.1. Riesgo a personas

Se define prioritariamente para organizaciones que se dedican a:

• Administración pública
  • Instituciones educativas
  • Hospitales
  • Manufacturas

1.1.2. Riesgos legales Se dan en organizaciones que se dedican a:

• Banca y Seguros
  • Grandes Almacenes
  • Hostelería
  • Informática

1.1.3. Riesgos Tecnológicos

Se dan preferentemente en organizaciones que se dedican a

• Siderurgia
• Petroquímicas
• Eléctricas
• Gas
• Minería…

1.2.   Modelo propuesto

Estableciendo como premisas que el modelo propuesto parte de:

• Ser de estructura piramidal con pocos escalones.
• Tener funciones multidisciplinares.
• Dirigirse participativamente por gestión de calidad total.
• Atender servicios permanente e ininterrumpidamente durante las 24 horas.

Así para el cumplimiento de las funciones asignadas y de los planes y dispositivos de seguridad definidos: Seguridad física, electrónica, de información, de emergencia y

evacuación .., el Departamento se estructura:                                                                            

1.2.1. Dirección

Corresponden al Director del Departamento de Seguridad, y a un Subdirector en su caso, además de las atribuidas en la Ley y Reglamento de Seguridad Privada, las funcio- nes específicas siguientes:

1. Definir, dirigir, coordinar e inspeccionar los Planes, dispositivos y servicios del Departamento de Seguridad.
   1. Proponer al Director General las líneas generales y los criterios a seguir en la elaboración de los planes y dispositivos de seguridad a establecer por el Depar- tamento, así como la gestión de los recursos personales y materiales necesarios.
   1. Gestionar los recursos humanos, materiales y económicos asignados.
   1. Resolver o proponer, en su caso, las cuestiones relativas a la selección, forma- ción, perfeccionamiento y evaluación del personal de él dependiente.
   1. Relacionarse directamente con autoridades administrativas, organismos y enti- dades públicas o privadas en lo referente a materias de seguridad y protección personal que afectan al Departamento.
   1. Coordinar sus actuaciones con otras direcciones de la Organización.
   1. En general, todas aquellas que le atribuya la legislación vigente o que le fueran delegadas.

La Dirección cuenta con una Secretaría y Administración con el cometido de apoyar y asistir al Director del Departamento en el ejercicio de las funciones que le son propias, así como estudiar y normalizar los procedimientos técnico-operativos que permitan la mejora y aseguramiento de la calidad de los mismos.

A)                                       Aseguramiento de la Calidad                                                     

Con el cometido de apoyar y asistir al Director del Departamento en el ejercicio de sus funciones, así como estudiar y colaborar en la normalización de los procedimientos técnico-operativos que permitan la mejora y aseguramiento de la calidad de los mismos.

Es también el instrumento mediante el cual el Director controla las actuaciones ope- rativas de las distintas Areas y Servicios del Departamento.

Del departamento de Aseguramiento de la Calidad dependen dos grupos de trabajo permanentes integrados en el Grupo de Auditores y el de Coordinación de Mandos (Ins- pectores), para el análisis y evaluación de las actuaciones operativas y de los servicios realizados, así como del funcionamiento de los sistemas de seguridad establecidos, com-

                probando si su cumplimiento y funcionalidad se ajustan a las normas y diseños

El resultado de sus estudios servirá, a los Jefes de Área y Dirección, para acometer las mejoras necesarias.

Para llevar a cabo su función, recoge a diario todo el material de trabajo (partes de actividades, listados del Plase, etc) y tiene acceso a las aplicaciones informáticas nece- sarias, para la obtención de toda la información en ellas contenida que permita efectuar sus verificaciones, no solo sobre el resultado, sino también sobre todo el proceso de su elaboración y desarrollo.

Realiza el seguimiento de los temas tratados en las reuniones de Planificación y Coordinación, relevos, gestión de averías, sugerencias, grupos de trabajo y resto de acti- vidades, a través de los distintos planes de vigilancia establecidos, para lo que se necesita la aportación de datos reales (calidad de datos) a fin de asegurar los procedimientos, que se verán posteriormente reflejados en los referenciales de funcionamiento, por medio de gráficos e indicadores u otros medios, con el objetivo de descubrir a partir de qué mo- mento la calidad no está garantizada, con vistas a descubrir cuanto antes la aparición de un resultado defectuoso.

En este sentido, las informaciones recibidas se agrupan por materias, convirtiéndolas en datos cuantificables, para realizar posteriores estudios analíticos y estadísticos (como antes se indicaba) y otras actividades (identificación de personas y vehículos, dispositivos realizados, etc.) que constituirán una base de datos informatizada y consultable que pueda valer para facilitar cualquier toma de decisiones.

Las funciones de Aseguramiento de la Calidad son:

• Verificar y supervisar las actuaciones operativas del Departamento, compro- bando si se ajustan a lo previsto en los procedimientos técnico-operativos correspondientes.
• Hacer un seguimiento del cumplimiento de las medidas de coordinación de las Areas y Servicios, así como supervisar las que corresponden a sus Mandos (Inspectores).
• Recepcionar, analizar y despachar los partes de constancia escrita, contrastando las actuaciones que contienen con la información que obra en las aplicaciones informáticas correspondientes, así como con la obtenida en tiempo pasado, y prestando especial atención a las propuestas de mejora que hagan los operativos.

Elaborar un extracto diario de las actividades del Departamento para su poste- rior debate en la reunión del Grupo de Planificación, dejando constancia de los asuntos no resueltos.

• Informar al Director y a los Jefes de Área y Servicio, del resultado de las audi- torías y planes de vigilancia realizados, para acometer, en su caso las mejoras o correcciones necesarias.

B)           Apoyo Técnico

Le corresponde la función de apoyar y asistir al Director del Departamento en el ejercicio de las funciones que le son propias, así como estudiar, elaborar y normalizar los procedimientos técnico operativos a los que antes se hacía referencia, constituyéndose en el asesor jurídico en las actividades del Departamento, y en concreto:

• Elaborar los proyectos de normas y procedimientos técnico-operativos del Departamento.
  • Normalizar los proyectos de normas y procedimientos elaborados por las Areas y Servicios del Departamento.
  • Confeccionar y normalizar los partes de constancia escrita.
  • Mantener actualizada la normativa del Departamento, así como la base de datos en su soporte informático.
  • Asesorar y asistir al Director del Departamento en los asuntos que le encomien- de, elaborando los informes correspondientes.
  • Estudiar la incidencia y afectación de la legislación general que se promulgue, haciendo los ajustes necesarios en la normativa del Departamento.
  • Recopilar las normas de interés para el Departamento y que se publiquen en el Boletín Oficial del Estado, Orden General de la Dirección General de la Policía y Boletín Oficial del Cuerpo de la Guardia Civil, así como en otros Boletines Oficiales.

1.2.2. Áreas

El Departamento de Seguridad se estructura en las siguientes Áreas y Servicios:

1.2.2.1.  Área Operativa de Producción

Le corresponde organizar, planificar y ejecutar los dispositivos, permanentes y es- peciales, de Seguridad así como gestionar los Planes General e Integrales de Seguridad y los de Emergencia y Evacuación.

Dependen de este Área los siguientes Servicios:

Uno. Seguridad Física de las Instalaciones                                                            

Le corresponderá la seguridad perimetral, control de accesos y seguridad interior de la Organización o Empresa, mediante la ejecución de los planes integrales de Seguridad, de Emergencia y de Evacuación de la misma.

Dos. Protecciones Personales Integrales                                                                

Tendrá a su cargo la seguridad integral de las Personalidades y Directivos que deter- mine el Director General.

Tres. Equipos de Apoyo                                                                                               

Centrará su actuación preferente en dar apoyo y asistencia operativa a los Servicios del Área Operativa que lo necesiten y aquellas otras actuaciones que el Director del De- partamento les encomiende puntualmente.

Atenderá las siguientes funciones:

• Facilitar el personal y animales especializados en detección de artefactos explosivos.
• Reforzar los D.I.S. con personal de Contravigilancias y Apoyo.
• Elaborar y actualizar los itinerarios que utilicen las Personalidades objeto de protección del Departamento de Seguridad en sus desplazamientos, significan- do las medidas de seguridad a adoptar en su recorrido, como son, rutas de eva- cuación, centros hospitalarios, de seguridad, y cuantos datos sean de interés en cada dispositivo en particular.
• Adquirir, gestionar, explotar, facilitar, difundir y mantener la información ope- rativa, noticias u otros hechos que afecten o puedan afectar a la seguridad inte- gral de las Personalidades objeto de protección, realizando el correspondiente análisis de riesgos.
• Investigar los hechos ocurridos y las personas implicadas.

Cuatro. Centro de Control y Alarmas                                                                        

El Centro de Control y Alarmas es el instrumento mediante el cual, el Director del Departamento de Seguridad, dirige, coordina y, en definitiva, ejerce la acción del man- do de los servicios de seguridad que asume el Departamento, conforme a las normas vigentes.

Al objeto de dar continuidad a la acción de mando, el Centro de Control y Alarmas está constituido permanentemente en una Sala de Operaciones, dirigida por un Jefe de Sala, con las siguientes funciones:

• Dirigir con carácter inmediato y perentorio los Planes de Seguridad contempla- dos en las Órdenes y Directivas del Departamento de Seguridad.
• Coadyuvar a la realización de los Planes Eventuales que se dispongan en cada ocasión, en materia de su competencia.
• Ordenar la puesta en marcha de los Planes de Emergencia y Evacuación previs- tos en cada circunstancia, dirigiendo su ejecución interior y solicitando el apoyo de los Servicios de Urgencia externos cuando fuere necesario.
• Coordinar la actuación de todo el personal que está prestando servicio de segu- ridad bajo la dirección operativa del Departamento.
• Recibir y difundir información y prestar los apoyos que le puedan requerir los distintos servicios de seguridad vinculados a la Empresa u Organización, de forma permanente o coyuntural.
• Mantener puntualmente informado al Director del Departamento de cualquier incidencia que modifique la situación general anterior a la aparición de la misma.

1.2.2.2.  Área Técnica de Prevención y Mantenimiento

Le corresponde identificar y evaluar los riesgos, diseñar y proyectar las medidas técnico-preventivas de los planes de seguridad, así como el organizar y gestionar los re- cursos materiales precisos para el cumplimiento de las funciones del Departamento y la coordinación con las Compañías de Seguros.

Dependen de este Área los siguientes Servicios:

Uno. Estudios y Proyectos                                                                                          

Concentrará su actividad, previo análisis de riesgos, en la planificación técnica de los planes integrales de seguridad así como de los de emergencia y evacuación de edificios, asesoramiento sobre nuevos medios técnicos y de inversiones para su adquisición, así

                como participar en el Comité de Seguridad e Higiene Laboral.

Las funciones concretas:

• Estudiar y analizar las nuevas tecnologías existentes en el mercado sobre me- dios y sistemas de seguridad así como proponer las modificaciones y cambios que considere necesarios para mantener los sistemas operativos.
• Estudiar y analizar los distintos riesgos a valorar en función de los planes de seguridad establecidos o que se vayan a establecer.
• Diseñar los medios técnicos a instalar para minimizar los riesgos valorados.
• Realizar la propuesta de inversiones en equipos, elaborando la correspondiente memoria y pliego de prescripciones técnicas.
• Apoyar audiovisualmente a las Áreas y Servicios del Departamento, impartien- do los conocimientos técnicos precisos o poniéndolos a su disposición.
• Gestionar e inventariar todos los medios técnicos.
• Efectuar las programaciones técnicas de los sistemas instalados, confeccionan- do los planos y operativas correspondientes así como desarrollo de acreditacio- nes especiales.
• Diseñar, elaborar, coordinar, implantar y mantener los planes de emergencia y evacuación,, previa evaluación de riesgos.
• Organizar simulacros de evacuación.
• Elaborar programas de mantenimiento y supervisar las instalaciones de protec- ción contra incendios.
• Supervisar los contratos de mantenimiento de las empresas instaladoras de los medios de protección contra incendios.
• Asistir a las reuniones que convoque el Comité de Salud e Higiene Laboral.
• Inventariar los recursos materiales existentes a utilizar en los planes de emer- gencia y evacuación.

Dos. Informática                                                                                                              

Tendrá a su cargo el diseño, programación, gestión, explotación, seguridad, mante- nimiento y entretenimiento de la red informática del Departamento colaborando con los enlaces de otros Departamentos, participando en la elaboración de los presupuestos de inversiones informáticas y manteniendo una formación adecuada a todos los usuarios.

Más concretamente le corresponde:

• Administrar y gestionar los sistemas operativos de los servidores instalados, optimizando los recursos disponibles.
• Cuidar los aspectos de seguridad a nivel de sistema operativo, salvaguarda de datos y accesos no autorizados, asegurando el cumplimiento de las normas so- bre seguridad, confidencialidad e integridad de los datos almacenados.
• Proporcionar recursos hardware acordes al perfil de explotación de los mismos por parte de los usuarios.
• Analizar, definir y proponer el desarrollo de proyectos y/o adquisiciones que mejoren las prestaciones informáticas, así como la contratación de servicios técnicos externos al Departamento.
• Proporcionar información sobre nuevas tecnologías informáticas y su aplica- ción a la específica problemática del Departamento.
• Resolver las anomalías técnicas detectadas en los equipos servidores.
• Gestionar e inventariar los equipos y sistemas informáticos del Departamento.
• Asegurar el servicio, a nivel de aplicación, a todos los usuarios del Departamento.
• Proponer la contratación de servicios externos de ayuda a la programación y desarrollo de proyectos y aplicaciones.
• Realizar informes periódicos sobre el estado de elaboración de los proyectos y aplicaciones en desarrollo.
• Asegurar la elaboración de las documentaciones técnicas correspondientes a los diferentes proyectos y aplicaciones.
• Estudiar las tareas que se desarrollan en el Departamento y la interrelación que pudiera existir entre ellos, proponiendo las soluciones informáticas que faciliten su ejecución.
• Elaborar manuales operativos de usuario para las diferentes aplicaciones desa- rrolladas, asegurando su enseñanza al usuario final y su correcta utilización.
• Resolver las anomalías técnicas que se detecten en los diferentes procesos, salvo que su solución requiera la intervención de empresas ajenas al Departamento.

Tres. Telecomunicaciones                                                                                           

Tendrá a su cargo el diseño e investigación sobre nuevas tecnologías de telecomu- nicaciones y sistemas especiales, la elaboración del plan de mantenimiento y entreteni- miento de los sistemas y equipos técnicos que soportan el Plan General de Seguridad, la supervisión de las tareas de mantenimiento que con el mismo fin efectúen empresas con- tratadas, y la adopción de medidas de seguridad correspondientes, así como la realización de la propuesta de inversiones de medios y equipos y trámites subsiguientes.

Sus funciones son:

• Atender el mantenimiento de los medios y equipos de Telecomunicaciones que sirven de soporte técnico al Plan General de Seguridad.
• Desarrollar un plan anual de revisiones de los medios y equipos de que se dispone.
• Ejecutar el plan de mantenimiento preventivo de los sistemas técnicos de se- guridad instalados, supervisando las tareas que con el mismo fin realicen las empresas de mantenimiento del exterior, contratadas al efecto.
• Colaborar con otros Servicios del Departamento en la elaboración de los pliegos de prescripciones técnicas, teniendo en cuenta la índole de los equipos, de las infraestructuras y requisitos de instalación.
• Recepcionar, atender, resolver o en su caso tramitar las averías producidas en los medios o equipos de seguridad del Departamento, o en aquellos otros que así se determinen.
• Inventariar, mantener y controlar los equipos de comunicaciones.
• Atender las operaciones de montaje y en su caso las modificaciones de los equi- pos especiales de radiocomunicaciones que se utilicen.
• Elaborar manuales de uso simplificado de los equipos de comunicaciones antes referidos.
• Realizar la propuesta de adquisición de medios y equipos de comunicaciones.
• Facilitar el conocimiento en el manejo de los equipos al personal usuario que lo precise.
• Revisar periódicamente las infraestructuras e instalaciones telefónicas de la Empresa y del exterior, así como efectuar los oportunos análisis radioeléctricos.
• Mantener los equipos de revisiones radioeléctricos y de telefonía asignados.

• Controlar y custodiar debidamente la documentación de los equipos antes des- critos, así como del software de su programación.

1.2.2.3.  Área de Recursos Humanos

Le corresponde seleccionar, formar, perfeccionar, evaluar, seguir y analizar las vi- cisitudes del personal dependiente, orgánica y funcionalmente, del Departamento de Seguridad.

Dependen de este Área los siguientes Servicios:

Uno. Personal                                                                                                                  

El Servicio de Personal tendrá a su cargo la planificación, selección, gestión, análi- sis, diseño y evaluación del puesto y del desempeño, así como la atención psicosocial, del personal del Departamento.

El Servicio se estructurará en las siguientes negociados y asignación de funciones:

1. Selección
   1. Estudiar y proponer la previsión de recursos necesarios para cubrir los servicios encomendados.
      1. Actualizar y validar los perfiles profesionales en consonancia con los puestos de trabajo del Departamento.
      1. Normalizar los procedimientos, instrumentos y sistemas de evaluación del personal tanto en el programa de selección externa como en el de desarrollo profesional, reubicación o cambio de destino.
      1. Evaluar el potencial de los efectivos del Departamento informando sobre los niveles de idoneidad y apreciación de desempeño y resultado.
      1. Estudiar la incidencia de los estados motivacionales en la prestación del servicio, en orden a conseguir un óptimo rendimiento y satisfacción en el cumplimiento de la actividad profesional.
      1. Asesorar y adiestrar a los miembros del Departamento sobre las técnicas de observación y entrevista, para la obtención de información sobre la variable de desempeño y orientación profesional.

• Seguimiento y Atención Psicosocial
  • Supervisar la integración personal, acogida, información y tutelaje de las nuevas incorporaciones.
    • Actualizar las bases de datos de personal.
    • Actualizar la información sobre la actividad del personal relacionado con la apreciación y valoración de desempeño.
    • Supervisar, prestar y apoyar la atención psicosocial del personal.
    • Estudiar e informar sobre los datos de higiene laboral y variables que afecten a la salud.
    • Estudiar y realizar sondeos de opinión sobre las variables que afecten a la satisfacción del personal y clima psicosocial del Departamento.

Dos. Formación                                                                                                               

Tendrá a su cargo la formación y perfeccionamiento, mediante la especialización, actualización, ejercicios, prácticas y pruebas de revalidación, conforme a la legislación sobre Seguridad Privada.

Con las siguientes funciones:

• Elaborar, desarrollar, coordinar y evaluar el Plan, los Proyectos y Programas de Formación y Perfeccionamiento del Departamento de Seguridad.
• Seleccionar a los participantes en los Cursos, Seminarios y Jornadas que se or- ganicen por el Departamento de Seguridad o que deban de asistir a formación externa.
• Realizar la evaluación continua del personal en los Cursos, Seminarios, Jorna- das, Ejercicios, Prácticas y Pruebas de Revalidación organizados por el propio Departamento o en coordinación con otros Órganos.
• Proponer a la Dirección del Departamento la expedición de certificados de apti- tud en el caso de haber alcanzado el nivel exigido, así como de asistencia, a los alumnos que hayan participado en algún Curso, Seminario o Jornada promovi- do, organizado y desarrollado por el Departamento de Seguridad.
• Supervisar el cumplimiento de las normas relativas al funcionamiento de las ins- talaciones del Departamento de Seguridad destinadas al adiestramiento y perfec- cionamiento de su personal, así como el uso y la gestión de su mantenimiento.

1.3.   Órganos de dirección

Para el ejercicio de la función de dirección, el Departamento de Seguridad debe contar con unos grupos que diseñen, planifiquen, programen, establezcan, ejecuten, su- pervisen y controlen, en los diferentes niveles de la organización, el cumplimiento de la misión asignada, del Plan General de Seguridad de la Empresa.

1.3.1. Grupo de Dirección

Con la misión de prestar asistencia y colaboración al Director del Departamento en el desempeño de sus funciones, emitiendo, para conocimiento y consideración, cuantos informes le solicite en las materias siguientes:

1. Definición de objetivos estratégicos de actuación
   1. Establecimiento y definición de los Planes Generales e Integrales de Seguridad
   1. Planificar y distribuir los proyectos y planes de seguridad integral, así como establecer las prioridades de actuación.
   1. Constitución de Comisiones Técnico-Operativas de trabajo cuando lo reclame el carácter interdisciplinar del objetivo marcado.
   1. Determinación de criterios básicos para la selección, formación, perfec- cionamiento y promoción del personal así como en materia de estímulos y recompensas.
   1. Elección de indicadores para el control y valoración de resultados.
   1. Asignación de recursos humanos, materiales y económicos.
   1. Establecimiento de medidas para el mantenimiento y mejora de la moral, pres- tigio e imagen profesional del personal adscrito al Departamento de Seguridad.

Estará compuesto por los miembros siguientes:

Presidente: El Director del Departamento de Seguridad Vocales: Los Jefes de Área

Secretario: El Jefe del Área de Recursos Humanos

1.3.2. Grupo de Planificación

Encargado de la planificación, programación, coordinación, ejecución y seguimiento de las actividades a desarrollar para cumplir los objetivos marcados por la Dirección del Departamento, responsabilizándose concretamente de:

1. Coordinar las actividades a desarrollar.
   1. Designar el coordinador de los Grupos de Trabajo y proponer el de las Comisio- nes técnico-operativas al Grupo de Dirección.
   1. Supervisar la ejecución de los proyectos, planes y dispositivos integrales de seguridad.
   1. Recoger, estudiar y resolver las propuestas de mejora en los procedimientos internos de actuación.
   1. Informar sobre el personal que haya destacado en su actividad profesional a efectos de recompensa.

Estará compuesto por los miembros siguientes: Presidente: El Jefe del Área Operativa de Producción Vocales: Jefes de Area y de Servicio

Secretario: Jefe de Aseguramiento de la Calidad

1.3.3. Grupo de Coordinación

Encargado del seguimiento, coordinación y propuestas de mejora de las actividades a desarrollar para el cumplimiento de los objetivos marcados por el Departamento de Seguridad, responsabilizándose concretamente de:

1. Realizar el seguimiento del desarrollo de las órdenes e instrucciones generales y procedimientos técnico – operativos.
   1. Coordinar las actuaciones de las unidades especializadas en la consecución de un mismo objetivo.
   1. Recoger, evaluar y elaborar la información necesaria para el análisis, valoración y mejoras de las unidades especializadas.
   1. Analizar los procedimientos de actuación establecidos.

• Proponer los elementos de mejora de los procedimientos de actuación. Estará compuesto por los miembros siguientes:

Presidente: Jefe de Aseguramiento de la Calidad.

Vocales: Un representante de cada una de la Áreas y Servicios. Secretario: Un miembro del Servicio de Aseguramiento de la Calidad.

1.3.4. Interrelaciones

La periodicidad de las reuniones de los distintos Grupos será fijada por el Direc- tor del Departamento de Seguridad, pero, en cualquier caso, las reuniones del Grupo de Coordinación será diaria para conocer y dar respuestas lo más rápidamente posible a las incidencias surgidas en el día a día.

Aquellas cuestiones, que no han podido ser resueltas en el Grupo de Coordinación, serán elevadas para estudio y resolución al Grupo de Planificación, que actuará igualmen- te hacia el Grupo de Dirección con aquellos asuntos que rebasen su competencia.